Comment faire une prise de références?

Table des matières

En tant que recruteuse, j’ai fait des dizaines de prises de références (et les premiers ont sans doute été catastrophiques). J’ai progressivement abandonné cette pratique qui pour moi ne donne aucune garantie sur un candidat. En tant que candidate, j’ai pu bénéficier de l’appui et de la bienveillance de mes référents (j’en profite d’ailleurs pour les remercier). J’ai donc pensé qu’une mise au point et quelques conseils simples pourraient aider les uns et les autres à s’y retrouver.

1/ La prise de références: késako?

De plus en plus d’entreprises et de cabinet de recrutement incluent la prise de références (ou « contrôle de références » mais je n’aime pas du tout cette expression 🙁) dans leur processus de sélection des candidats. Cela consiste à contacter les précédents employeurs d’un candidat pour confirmer/ infirmer un certain nombre d’informations suite à un entretien: durée des contrats, intitulés de poste, missions et responsabilités exercées, motifs de départ…

Pour un recruteur cela consiste surtout à se rassurer et éventuellement à « compléter » l’entretien: est-il possible de se faire une idée claire et objective d’une personne qu’on ne connaît pas, avec qui on a jamais travaillé et qu’on a rencontré pendant 1 heure seulement (et parfois moins…)?

Elle n’est ni systématique ni obligatoire mais il me paraît malgré tout essentiel que recruteurs, candidats et référents potentiels sachent comment bien utiliser cette prise de références.

2/Recruteurs: soyez éthiques et faites preuve d’impartialité!

La prise de références peut être un complément utile en parallèle d’un entretien d’embauche mais ATTENTION vous ne pouvez pas faire n’importe quoi (et heureusement d’ailleurs…)

Ce que dit la loi:

  • D’après le Code du Travail (Art L. 1221-8-et L.1221-9): « tout employeur souhaitant s’enquérir des références d’un candidat doit préalablement l’en informer ». Vous devez donc impérativement prévenir un candidat pour contacter ses employeurs précédents/ ses référents, même lorsque le candidat les indique dans son CV ou sur son profil LinkedIn (et même si vous connaissez les référents en question grâce à votre réseau…). L’idéal est d’inclure une partie « Référents » dans le dossier de candidature et de demander un accord écrit pour les utiliser.
  • Toujours selon le Code du Travail (Art L. 121-6): « les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ou à un salarié ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles ». Il est donc bien évidemment interdit de poser des questions sur la religion, la situation familiale, la santé: tout ce qui touche à la vie privée et qui pourrait conduire à une pratique discriminatoire.

Au-delà du seul cadre légal, la prise de références doit être réalisée avec discrétion et dans le respect et la considération du candidat. En tant que recruteurs vous devez utiliser cet outil uniquement comme une aide à la décision:

  • Si besoin, il ne faut pas hésiter à (ré)expliquer au candidat en quoi consiste la prise de références, de manière à ne pas créer de quiproquo: il y a quelques années, un candidat m’a donné comme référent son manager de l’époque (dans l’entreprise dans laquelle il était donc en poste au moment de notre entretien). Je n’ai pas jugé nécessaire de vérifier qu’il avait bien compris le principe du contrôle de références. Et évidemment quand j’ai contacté le manager en question, il est tombé des nues quand il a compris que son « poulain » cherchait du travail…Ce qui est évident pour nous ne l’est pas forcément pour les candidats.
  • Préparer la prise de référence: ça ne s’improvise pas! Il vaut mieux avoir une trame, des questions claires et précises et avoir du temps devant soi (15/20 minutes). Vous n’êtes pas en train de mener une enquête ou un interrogatoire. Prenez le temps de réfléchir à ce que vous attendez de cette prise de référence et ne demandez pas tout et n’importe quoi à votre interlocuteur. Restez factuel!
  • Prendre du recul: il ne faut pas oublier que celui qui nous donne des informations sur le candidat ne lui veut pas forcément que du bien. Vous devez donc être capables de faire la part des choses quand un référent vous donne des informations sur un candidat. Et rappelez vous qu’une mauvaise expérience dans une entreprise/ avec un employeur précédents ne signifient pas que le candidat est mauvais. L’être humain est complexe: certains ont envie de nuire aux autres, certains ont des envies de vengeance, d’autres encore ne savent pas faire la différence entre professionnel et personnel…En bref, soyez prudents sur les retours qu’on vous donne.
  • Recouper les informations: lorsque c’est possible je demande toujours au candidat de me donner 2 ou 3 référents, de préférence plutôt récents, de manière à confronter les informations que j’ai recueillies. Il ne faut pas se fier aveuglément à un seul référent et il est important de garder en tête ce qu’on a pensé personnellement du candidat, ce qui nous a plu, ce qu’il nous a dit (sans oublier les résultats aux éventuels tests qu’il a réalisés et réussis).
  • Faire un retour au candidat: il ne faut pas hésiter à débriefer le candidat après un contrôle de références, qu’il soit bon ou plus mitigé et même carrément mauvais. Si la prise de références est positive, ce sera rassurant et valorisant pour lui. Si au contraire on a eu de mauvais retours, il faut instaurer un dialogue avec le candidat (sans virer à l’interrogatoire) pour qu’il puisse donner son point de vue et des explications. La transparence est essentielle.

3/ Candidats: préparez-vous!

J’ai souvent vu des candidats déstabilisés quand on leur demande de donner des noms de référents à contacter. Les recruteurs ont la réputation de chercher à piéger les candidats, je comprends donc tout à fait que cela puisse être stressant. Le mieux est donc de bien préparer cette étape et de communiquer régulièrement avec ses référents potentiels:

  • Avant de commencer une recherche d’emploi, faites une petite liste (4 ou 5) d’anciens managers/ employeurs/ collègues soigneusement choisis et demandez-leur si vous pouvez donner leurs noms et leurs coordonnées aux recruteurs. Vous verrez comment ils réagissent: c’est un excellent moyen de reprendre contact et de « tâter le terrain ».
  • Faites en sorte d’avoir au moins un référent: ne pas avoir de référents peut vite paraître suspect aux yeux d’un recruteur (mais vous avez le droit de refuser). A moins que vous soyez jeunes diplômés (et encore vous pouvez donner les noms de vos responsables de stage ou de vos tuteurs à l’école) ou que vous ayez fait toute votre carrière à l’étranger, vous avez forcément des relations professionnelles qui peuvent parler de vous à un recruteur.
  • Il n’est pas nécessaire de mentionner vos référents sur votre CV (vous pouvez éventuellement indiquer « référents sur demande »). Par contre pensez à avoir leurs mails/ téléphones à porter de main en entretien. Cela rassurera le recruteur et vous permettra de gagner du temps dans le process.
  • Quand vous êtes engagés dans un processus de recrutement et que vous avez fourni les coordonnées de vos référents à un ou plusieurs recruteurs (là encore faites une liste), prévenez-les. Il n’y a rien de pire qu’un référent qui ne se souvient plus de vous, qui hésite et qui sera pris de court par un recruteur. Donnez leurs quelques informations sur l’entreprise et le poste pour lequel vous avez postulé.
  • Ne mentez pas en entretien et soyez prêts « à vous défendre » (je sais, c’est assez déplorable). Mais n’oubliez pas que (sauf exception) vos anciens managers et collègues ne sont pas vos amis. Ils diront peut-être des choses que vous n’aviez pas prévues ou décriront des situations que vous n’avez pas vécues de la même manière. Certains mentiront peut-être, vous ne serez pas là pour vérifier. C’est pourquoi il est essentiel d’avoir une relation de confiance avec les référents dont vous donnez les noms en entretiens.

4/ Référents: restez objectifs et bienveillants!

Un de vos collègues ou une personne qui a fait partie de votre équipe/ entreprise a décidé de vous faire confiance pour parler d’elle à un recruteur. L’enjeu est important et vous avez une responsabilité envers cette personne. Il est donc essentiel de vous comporter avec loyauté et professionnalisme:

  • Donnez uniquement des informations professionnelles: cela paraît simple dit comme ça, mais on donne souvent des informations personnelles, sans s’en rendre compte. Parlez des compétences, des missions et du périmètres du poste, des responsabilités: restez factuels et objectifs.
  • Ne cherchez pas à nuire: un recruteur vous appelle pour prendre des informations sur un ancien salarié/ collègue que vous « n’aimez pas », avec qui ça s’est mal terminé? Là encore, restez factuel et faites la part des choses entre ce qui peut réellement être en lien avec le professionnalisme de cette personne et le contexte au moment où vous travailliez avec elle. Vous n’êtes pas le meilleur manager du monde, ni le collègue le plus agréable. Mettez de côté l’affectif, les rancœurs et les jalousies.
  • Soyez disponibles: ne répondez pas à un recruteur entre 2 rendez-vous, quand vous n’avez pas le temps. N’hésitez pas à demander à être rappelé à un moment où vous aurez le temps de parler calmement. On se souvient rarement de tous les détails d’une relation professionnelle, c’est encore pire quand on est pris au dépourvu.
  • N’oubliez pas que vous serez candidat: à votre tour, dans quelques mois ou années, vous serez aussi en recherche d’emploi et vous aurez peut-être besoin d’un référent. D’autres parleront de vous à des recruteurs et vous aimeriez sûrement que ces personnes soient fiables et loyales envers vous. Agissez comme vous aimeriez qu’on le fasse pour vous.
  • Faites attention à la prospection déguisée: beaucoup de recruteurs sont avant tout des commerciaux. Ils prétextent un contrôle de références sur un ancien collaborateur pour vous soutirer des informations sur votre entreprise. Il n’y a rien de grave ou de dangereux en soi mais c’est très désagréable de découvrir la vraie raison de l’appel au bout de 10 minutes de conversation…

Outil indispensable pour les uns, « étape piège » pour les autres, la prise de références est devenue incontournable dans beaucoup de cabinets de recrutement ou pour accéder à certains postes. Il faut savoir l’utiliser à bon escient et ne pas oublier que finalement il s’agit d’ un humain qui demande à un humain de lui parler d’un autre humain: c’est à la fois très simple et beaucoup plus complexe qu’il n’y paraît!

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