Comment faire des réponses négatives aux candidats?

Table des matières

Aujourd’hui, on va parler d’un sujet qui est probablement LE sujet qui crée le plus de « tensions » entre recruteurs et candidats: les réponses des recruteurs. Ou plutôt l’absence de réponses: les chiffres varient mais une très grande majorité des candidats expliquent qu’ils ne reçoivent jamais de réponses de la part des recruteurs (entre 65% et +de 80% selon les sources😱). Et parallèlement, je vois de plus en plus de recruteurs qui expliquent qu’ils répondent à tous les candidats et qui passent pour des héros, des gens incroyablement humains. Pourtant, répondre aux candidats, ça fait partie du job non?

J’ai été recruteuse pendant une dizaine d’années et je sais que les semaines sont souvent très chargées. Peu de gens savent vraiment ce que fait un recruteur au quotidien. Mais les réponses au candidats ne devraient pas être une option pour autant.

Si vous voulez des exemples de réponses, RDV directement aux points 3 😉

1/ A quoi ça sert de répondre aux candidats?

La réponse me paraît évidente mais puisque beaucoup d’entreprises ne prennent pas le temps de donner des réponses aux candidats, ça me paraît essentiel de revenir sur ce point. Il y a des avantages des 2 côtés qui permettent d’améliorer la communication et la compréhension entre les uns et les autres.

🔵 Côté candidat

Il suffit de lire tous les témoignages de candidats sur les réseaux, notamment sur LinkedIn, pour voir à quel point le silence des recruteurs peut blesser quand on est en recherche d’emploi. Non seulement cela crée des dégâts chez les candidats mais cela peut également avoir des conséquences néfastes sur une entreprise. Pour un candidat, recevoir des réponses pendant le processus de recrutement c’est:

👉 une marque de considération et de respect et ça fait du bien, notamment quand on est au chômage

👉 la possibilité d’avancer, de passer à autre chose et de tourner la page pour continuer ses recherches

👉 éventuellement, selon la réponse, obtenir des pistes pour s’améliorer et faire de meilleures candidatures

La recherche d’emploi fragilise et les candidats sont nombreux à dire qu’ils ont besoin de réponses pour continuer et pour garder en tête qu’ils sont des professionnels avant tout. Ils méritent d’être traiter correctement. D’ailleurs, pour les demandeurs d’emplois indemnisés par Pôle Emploi, des réponses négatives peuvent permettre de prouver une recherche d’emploi active et sérieuse.

🔵 Côté recruteur/ entreprise

On parle depuis des années de la marque employeur et de l’expérience candidat. Les entreprises sont nombreuses à expliquer qu’elles ont des difficultés à recruter et prennent conscience qu’une bonne réputation peut aider. Donner des réponses et communiquer avec les candidats pendant le processus de recrutement c’est

👉 un moyen de donner une image positive aux candidats, y compris lorsqu’ils ne sont pas embauchés

👉 montrer ses valeurs, prouver qu’on prend soin des candidats comme de ses clients ou de ses collaborateurs

👉 pour le recruteur, se créer un réseau solide et établir une vraie relation de confiance avec les candidats

Donner des réponses et du feedback, c’est montrer le côté humain que réclament tant les candidats. Ce côté humain pour lequel beaucoup de recruteurs disent avoir choisi leur métier. Un candidat bien traité sera également un excellent ambassadeur de votre entreprise (et les candidats ont tous un réseau, des collègues etc…) Il se souviendra de vous, alors autant que ce soit pour de bonnes raisons!

2/ Les différents types de réponses négatives

Evidemment dans un processus de recrutement il y a des réponses positives et des réponses négatives. Mais ce sont surtout les secondes qui génèrent des attentes et des tensions. Et quand on est recruteur, on est naturellement amené à donner plus souvent des réponses négatives…La réponse négative, c’est celle qui annonce au candidat qu’il ne passe pas à l’étape suivante. Pas toujours simple à donner, c’est pourtant une information indispensable pour éviter les « faux espoirs » et pour que le candidat puisse continuer ses recherches sereinement.

Classer les différents types de réponses vous permet de regrouper les candidatures et de créer des modèles plus ou moins personnalisables. Prenez le temps de décortiquer votre process de recrutement et vous pourrez gagner du temps tout en répondant à un maximum de candidats.

🔵 L’accusé de réception (📢ce n’est pas une réponse)

Il devrait logiquement être envoyé à tous les candidats qui postulent dans votre entreprise. Comme son nom l’indique, un accusé de réception permet d’informer le candidat que sa candidature est arrivée au bon endroit et qu’elle va être traitée. Un accusé de réception n’est donc pas sensé être une réponse. Certains vous diront « c’est mieux que rien » (recruteurs comme candidats), pour moi c’est LA BASE dans la communication avec les candidats pendant un processus de recrutement. Quand on reçoit des dizaines ou des centaines de candidatures, il est normal d’automatiser ce message. Mais automatique ne veut pas dire froid et impersonnel. On a tous reçu ce genre de message et on peut clairement faire mieux (CF point n°3):

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Un accusé de réception contient forcément:

  • des remerciements
  • des précisions sur les étapes du processus de recrutement
  • une indication du délai de traitement de la candidature
  • + dans l’idéal une référence au poste concerné (pas obligatoire mais clairement recommandé)

Beaucoup d’entreprises ont pris l’habitude de notifier un refus de candidature, dès l’accusé de réception, par anticipation. C’est le but de la fameuse phrase « sans nouvelle de notre part » etc…Pourquoi pas, mais dans ce cas, on peut l’expliquer de manière un peu plus sympa que dans l’exemple ci-dessus 🙄

🔵 La réponse négative à une candidature spontanée

Ce n’est pas obligatoire mais ça peut être pertinent de prévoir une réponse spécifique pour les candidatures spontanées. Vous recevez peut-être des candidatures très intéressantes même si elle ne correspondent à aucun de vos postes ouverts à l’instant T. Prévoir une réponse permet de montrer de la considération aux candidats qui s’intéressent à votre entreprise et de pouvoir reprendre facilement contact avec eux ultérieurement. Votre réponse doit clairement indiquer qu’il n’y a pas de poste disponible mais que vous conservez la candidature. Et vous pouvez aussi encourager le candidat à regarder vos offres d’emploi régulièrement.

🔵 Le refus d’une candidature à une offre d’emploi

C’est la réponse qui indique officiellement qu’une candidature n’est pas retenue sur un poste bien précis . Si elle a été intégrée à l’accusé de réception, elle n’est pas indispensable (même si personnellement, je trouve intéressant de dissocier les 2 lorsqu’on peut le faire…) Là encore, on peut encourager les candidats à suivre l’actualité de l’entreprise et à regarder régulièrement les offres d’emploi. Certaines entreprises vont plus loin. Par exemple, l’équipe recrutement d’un de mes clients à créer 2 modèles de messages de refus: un pour manque d’expérience et un pour absence d’une compétence essentielle. Un bon moyen de donner quelques explications aux candidats et au final, il est très rare qu’un candidat conteste la décision.

🔵 Le refus après échange téléphonique

C’est l’étape que les recruteurs appellent souvent « la préqual ». Vous avez reçu une candidature intéressante ou avez identifié un candidat potentiel. Vous organisez un échange téléphonique pour faire le point sur son parcours et ses attentes. Et suite à échange téléphonique vous savez que le candidat ne poursuivra pas le processus de recrutement. Vous devez l’informer! Personnellement, il m’est déjà arrivé régulièrement d’expliquer à un candidat à la fin d’une qualification téléphonique que nous n’allions pas poursuivre le processus de recrutement (tout le monde est gagnant). Là, il faut un niveau de personnalisation plus élevé si vous faites le retour par mail. De nouveau, vous pouvez faire référence à un motif (expérience, compétences, salaire) et proposer au candidat de rester en contact pour d’autres postes.

🔵 Le refus après entretien

Arrivée à cette étape, personnellement, je n’ai jamais pu me résoudre à faire un retour par mail, j’ai toujours fait les retours par téléphone (sauf exception). Je me rappelle des périodes où j’ai été candidate et où j’attendais désespérément l’appel d’un recruteur après un entretien. C’était extrêmement décevant de recevoir un mail très formel qui me donnait l’impression qu’on ne s’était jamais rencontrés…Si vous faites un mail, il faudra qu’il soit individualisé et qu’il s’adresse uniquement au candidat concerné.

Certains candidats n’ont pas besoin de beaucoup d’explications et s’attendent souvent à la réponse. Dans ces cas-là, je trouve essentiel de remercier le candidat et de l’encourager pour la suite de ses recherches. Pour les candidats qui ont besoin de plus de détails, ce sera parfois plus délicat. C’est difficile d’annoncer une mauvaise nouvelle et on ne sais pas toujours comment va réagir la personne en face. C’est encore plus délicat quand le client ou le manager vous aura dit « je le sens pas » ou « j’ai pas le feeling » ou quand la raison est plus obscure (et parfois carrément illégale 😠🤬) Après un entretien, vous connaissez le candidat, vous pouvez souligner les points positifs, lui donner des conseils sur les points à retravailler, pourquoi pas lui donner des contacts dans votre réseau…Il n’y pas de modèle défini, l’idée est de s’adapter en restant professionnel et diplomate. N’oubliez pas de rester factuel et aussi objectif que possible.

Pour chaque type de réponse, vous pouvez créer des « modèles » que vous allez utiliser en fonction des situations.

3/ Quelques exemples de réponses

Automatiser n’est pas un gros mot. Il est possible de créer des modèles de réponses sans pour autant écrire comme un robot. Je sais très bien qu’un recruteur ne peut pas passer ses journées à répondre aux candidats, surtout quand il a 10 postes (ou +!) à gérer. Mais on ne peut pas simplement dire « je n’ai pas le temps ».

Soyez attentif au ton et aux expressions que vous utilisez. Faites attention au tutoiement/ vouvoiement (en fonction de votre culture d’entreprise notamment). Et n’oubliez pas qu’une réponse négative est généralement une mauvaise nouvelle: il vaut mieux éviter les points d’exclamation à outrance, les smileys en pagaille ou les expressions du type « ton profil est vraiment super mais… » Ne vous sentez pas obliger d’utiliser des formules de politesses « guindées » si cela ne vous correspond pas (salutations cordiales and co) L’idée est d’être honnête, direct mais sans manquer de tact pour autant.

Dans la mesure du possible, vous devez être capable d’expliquer votre refus et c’est souvent ce qui est reproché aux recruteurs. Il ne s’agit pas de vous justifier ou de rentrer dans des explications très détaillées mais au minimum de donner quelques indications. Je vous conseille d’éviter des phrases du type « notre choix s’est porté sur un candidat disposant d’un profil plus proche de nos attentes pour ce poste » qui sont extrêmement frustrantes.

Voilà quelques exemples à personnaliser. Ils ne sont pas parfaits (aucun message ne l’est!) mais peut-être qu’ils vous donneront quelques idées 😉

Exemple d’un accusé de réception « simple »:

Bonjour,

Nous avons bien reçu votre candidature au poste de TITRE DU POSTE et nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre société.
Nous allons analyser votre dossier et faire notre possible pour vous répondre dans un délai de 10 jours maximum. Merci d’avance pour votre patience!

Avec nos meilleures salutations ou Nous vous souhaitons une belle journée, à bientôt

L’équipe recrutement de NOM DE LA SOCIETE ou NOM DU RECRUTEUR

👉 N’hésitez pas à adapter le délai en fonction de votre process et surtout, tenez votre engagement!

Exemple d’un retour négatif après candidature pour manque d’expérience:

Bonjour,
Après analyse de votre candidature au poste de TITRE DE POSTE, nous avons décider de ne pas poursuivre le processus de recrutement.  

Comme indiqué dans notre annonce, nous recherchons une personne ayant 3 ans d’expérience minimum. C’est un élément indispensable pour ce poste. Notre décision ne remet donc pas en cause votre parcours et vos compétences.  

Nous avons régulièrement des postes ouverts à des candidats plus juniors. Aussi, n’hésitez pas à suivre notre actualité et à consulter régulièrement nos offres d’emploi. Nous serons ravis de recevoir votre candidature pour une autre opportunité.  

Bonne continuation et merci encore pour votre confiance et votre intérêt.

Signature du recruteur

👉 Vous pouvez modifier le motif: compétence X, connaissance du secteur Y etc…

Exemple de retour après une candidature spontanée:

Nous avons bien reçu votre candidature spontanée et nous vous remercions de votre intérêt.

Pour le moment, nous n’avons aucun poste disponible correspondant à vos compétences et aux attentes que vous avez exprimées. Ceci dit, nous ouvrons régulièrement de nouveaux postes chez NOM DE SOCIETE. N’hésitez donc pas à consulter régulièrement notre actualité et les offres d’emploi sur notre site.

De notre côté, et avec votre accord, nous vous proposons de conserver votre CV et nous vous contacterons pour d’autres opportunités en adéquation avec votre profil.

Nous vous souhaitons pleine réussite dans vos recherches et seront ravis d’échanger avec vous si l’occasion se présente prochainement.

Bonne journée

Signature du recruteur

👉 N’hésitez pas à mettre un lien vers votre site carrière ou votre page LinkedIn

Exemple de réponse négative suite à échange téléphonique

Bonjour Prénom,

Je reviens vers vous suite à notre échange téléphonique du DATE.

Nous l’avions évoqué au téléphone mais je vous confirme que pour ce poste, nous ne pourrons pas vous proposer le niveau de salaire que vous ciblez. Votre profil correspond bien à ce que nous recherchons mais c’est donc le niveau de rémunération qui ne suivra pas.

Je vous remercie pour votre disponibilité lors de cet échange et je vous propose que nous restions en contact.

Bonne continuation et bonne journée

Signature du recruteur

👉 là encore, adaptez le motif: la compétence X est indispensable, la connaissance de tel outil est obligatoire etc…

Conclusion

Répondre aux candidats devrait toujours être considéré comme une action logique, faisant partie intégrante du processus de recrutement. Je pense que cela n’est pas uniquement de la responsabilité des recruteurs mais également des entreprises dans leur globalité. Une entreprise qui considère normal de répondre à tous les candidats mettra en oeuvre les moyens pour le faire.

Concernant les outils, tout dépend du volume de candidatures que vous traitez, du nombre de personnes dans l’équipe de recrutement, du budget dont l’entreprise dispose…

  • On peut paramétrer des modèles dans la plupart des messageries (Outlook et autres)
  • On peut créer et personnaliser des templates avec des outils comme Text Blaze ou directement dans son ATS.
  • On peut aussi confier les réponses à une société comme Yaggo dont c’est la spécialité.

Je me dis que ce serait intéressant aussi de créer un poste à 100% dédié aux réponses candidats, en interne…

Edit du 9/04/2021: je vous recommande cet article de Pierre-André FORTIN qui parle d’automatisation du sourcing, avec des exemples concrets très clairs!

Dans tous les cas, il faut accepter que cela prenne du temps et demande certains efforts. Ce n’est pas la partie la plus agréable du métier parce personne n’aime annoncer une mauvaise nouvelle ou dire non. Mais les candidats méritent qu’on fasse ses efforts.

Si vous êtes recruteur IT et que vous avez parfois l’impression que les candidats parlent une langue étrangère, j’ai créé un lexique qui vous fera gagner du temps. Des définition simples, en français et validé par des professionnels de la tech. Vous pouvez vous le procurer ICI.

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