Hélène LY

Cet article a été initialement rédigé sur LinkedIn Pulse en Novembre 2016

Voilà une question que j’ai beaucoup entendue et que j’entends encore très souvent. Et comme je suis recruteuse et que j’ai été candidate, forcément, je me sens concernée. D’après un sondage de Mars 2015, 81% des candidatures restent sans réponse!!! Evidemment, je parle ici des réponses négatives suite à une candidature ou un entretien: quand la réponse est positive, le recruteur ne vous oublie pas!

Je vais vous avouer quelque chose (j’ai honte mais je me suis promis d’être honnête): j’ai fait des progrès mais il m’arrive encore de ne pas donner de réponse après avoir reçu une candidature…C’est rare, mais ça m’arrive (vous avez tout à fait le droit de fermer cette page et de ne plus jamais revenir sur mon profil LinkedIn après cette confession). Par contre je recontacte systématiquement les candidats que j’ai rencontrés en entretien.

Je me suis donc posé des questions, j’ai interrogé mes amis recruteurs, j’ai interrogé des candidats, pour essayer de comprendre. Je n’ai pas trouvé LA réponse (il y en a plein!), mais j’ai plusieurs pistes. Et pour une fois, j’ai aussi quelques conseils à donner aux recruteurs et aux candidats (sans garantie que cela fonctionne partout et avec tout le monde). Si vous voulez uniquement les conseils, rendez-vous au point 3!

1/ Que fait un recruteur de ses journées?

Je pense que certains imaginent que la photo ci-dessus correspond à la réalité. FAUX!

Je sais que beaucoup se posent la question de ce que nous faisons de nos journées (et c’est sans doute légitime!). Je suis chargée de recrutement et ma famille comme mes amis ne savent pas vraiment à quoi ressemble mon quotidien. Alors j’ai pensé qu’il fallait faire une petite mise au point. Un recruteur a la lourde tâche de trouver les « profils » qui correspondent aux besoins de son entreprise (c’est beau non?). Mais concrètement ça veut dire quoi?

Voici un petit aperçu des missions confiées à un recruteur:

• Définir avec la direction/ le client/ les managers les besoins et les postes à pourvoir (c’est un peu comme rédiger sa liste au Père Noël)
• Traduire le besoin, rédiger et diffuser des annonces (et prier pour que des candidats répondent)
• Chercher des CV (on appelle ça le « sourcing) sur des CVthèques et partout où on peut en trouver (des heures passées devant un écran)
• Réceptionner les candidatures et les analyser (si on le fait bien, ça prend du temps)
• Contacter par téléphone les candidats les plus intéressants (le fameux mouton à 5 pattes: celui qui a les compétences et l’expérience, le diplôme et les prétentions salariales qui « vont bien »)
• Convoquer les candidats vraiment intéressants (et intéressés) en entretien (et espérer qu’il y en ait au moins un avec lequel « ça matche »)
• Faire passer des tests (pas toujours) et organiser un deuxième voire un troisième entretien (avec celles et ceux qui prendront la décision d’embaucher ou pas)
• Appeler le candidat élu pour lui dire qu’il est embauché (alléluia !)
• Faire le suivi des candidatures (et là, c’est le drame!)

Evidemment, je schématise et je caricature: nous faisons beaucoup d’autres choses en fonction des structures dans lesquelles nous évoluons. Nous avons parfois une activité commerciale à gérer, nous participons à des job dating et des forum emplois, nous gérons la communication et la marque employeur, nous nous occupons de la gestion administrative des embauches, de l’intégration et du suivi des nouveaux arrivants…

En bref nous sommes vraiment très occupés et comme beaucoup d’entre nous font bien leur travail, les jours et les semaines passent à une allure phénoménale. Mais je le concède ce n’est pas une raison pour ne pas répondre aux candidats…ça fait partie du job!

2/ Les raisons qui font que les recruteurs ne répondent pas:

Comme je l’ai dit, il en y a plein! Et soyons francs, ce ne sont pas de bonnes raisons, mais bien souvent des excuses. Je ne veux pas jeter la pierre aux recruteurs, je ne suis pas miss parfaite et je sais à quel point c’est un métier difficile. Mais nous avons une responsabilité vis-à-vis des personnes qui nous envoient leurs CV.

Quelques explications sur les « non-réponses »:

• Votre recruteur est malpoli: il n’a pas d’éthique, peu de respect ou travaille pour une entreprise qui n’est pas à la hauteur (et oui ça arrive…) Il considère que s’il ne vous répond pas vous allez comprendre par vous-même que vous n’êtes pas retenu pour le poste. Au revoir et merci pour ce moment!
• Votre recruteur est débordé et il n’a pas le temps de répondre à chaque candidat de manière individuelle: c’est plausible dans les métiers où l’on reçoit des centaines de candidatures pour une offre d’emploi, surtout dans une période où les candidats sont bien plus nombreux que les recruteurs (mais ça n’empêche pas que certains recruteurs prennent le temps de répondre, ça veut donc dire que c’est faisable).
• Votre recruteur ne sait pas comment faire une réponse négative: personne n’aime annoncer une mauvaise nouvelle et les recruteurs sont rarement formés pour le faire. Il a peur de vous blesser, il a peur de votre réaction, il est humain et donc imparfait. Alors il se dit qu’il vous appellera demain, ou vendredi, ou la semaine prochaine…
• Votre recruteur ne sait pas pourquoi la réponse est négative: personne ne lui a donné d’explication tangible. Il doit se débrouiller tout seul pour trouver une réponse constructive alors qu’il ne sait pas pourquoi vous n’avez pas été retenu (le manager/ décideur lui a simplement dit « je n’ai pas eu le feeling »). On l’envoie au charbon et il doit assumer une décision qu’il n’a pas prise.        
• Votre recruteur ne veut pas faire de discrimination: d’abord parce que c’est illégal et ensuite parce que…c’est illégal. Parfois, la réponse est négative parce que vous êtes trop vieux, trop jeune, trop ceci et pas assez cela. Mais il n’a pas le droit de vous le dire! C’est ce qui entraîne des réponses (quand il y en a) du type: « vous êtes surdimensionné pour le poste », « vous n’avez pas assez d’expérience », « vous habitez trop loin », « vous risquez de vous ennuyer »…Blablabla
• Votre recruteur n’est pas organisé: ou il est mal équipé (petite anecdote: dans une entreprise dont je tairai le nom, je devais faire mon suivi de candidats à l’aide d’un simple tableau Excel…). Son manque d’organisation ne lui permet pas de gérer les candidatures et donc les réponses de manière optimale et il vous a oublié.

…Il y a sans doute d’autres raisons auxquelles je ne pense pas: les commentaires sont ouverts si vous souhaitez compléter!

3/ Alors du coup on fait quoi?

Je suis recruteuse depuis un bon moment et forcément j’ai aussi été candidate. Je n’ai pas de solution miracle mais j’ai quelques idées. Il y a des choses qui ont fonctionné/ qui fonctionnent pour moi aussi bien dans mon métier de chargée de recrutement, que lorsque j’étais en recherche d’emploi. Voici quelques pistes:

Côté Candidat:

• Lâcher prise: c’est facile à dire mais plus difficile à faire et pourtant c’est essentiel pour rester positif et pour se protéger. L’idée n’est pas de laisser tomber ou de ne pas relancer un recruteur/ une candidature, mais plutôt de prendre la distance nécessaire pour que vos émotions ne prennent pas le dessus. Je sais à quel point on peut placer tous ses espoirs dans une simple candidature, en se disant que c’est le poste parfait, celui qui correspond à ce qu’on sait faire, celui dont on rêve. Mais s’acharner, ruminer seul ne sert à rien. Parfois, il vaut mieux oublier et tourner la page. Le jour où j’ai réussi à mettre l’affectif de côté, postuler est devenu moins difficile.
• Relancer: si vous ne comprenez pas pourquoi vous n’avez pas reçu de réponse, vous avez bien évidemment le droit (et même le devoir) de relancer un recruteur. Mais petit conseil: faites-le de manière constructive! Il est inutile d’être agressif ou d’envoyer 10 fois votre CV en réponse à la même offre sans rien changer. Vous risquez simplement d’être black-listé et vous n’aurez pas de réponse de toutes façons. Faites un mail court et concis en rappelant au recruteur qu’il vous doit une réponse. Si vous n’avez pas de réponse après un entretien (pour moi, c’est encore plus grave), n’hésitez pas à appeler le recruteur: il a du vous laisser ses coordonnées pour que vous puissiez le contacter (si ce n’est pas le cas, votre recruteur s’est peut-être trompé de métier). Mais là encore, restez courtois, constructif et professionnel. Les conseils donnés ICI, pour relancer un recruteur, me paraissent intéressants.
• Cibler au maximum vos candidatures: beaucoup de recruteurs ne répondent pas aux candidats dont les CV leur paraissent « à côté de la plaque ». Prenez le temps de bien lire l’offre d’emploi à laquelle vous souhaitez répondre. Personnalisez votre CV et le mail/ la lettre de motivation,. Soignez le titre et choisissez les bons arguments. Je sais qu’il est tentant de faire des copier-coller (en pensant que de toutes façons le recruteur ne lit pas votre CV) et d’envoyer des CV « à la chaîne » mais si vous voulez une réponse constructive, essayez d’envoyer une candidature la plus pertinente possible.
• Oser l’humour (attention, c’est quitte ou double, donc à utiliser avec précaution et dans certains métiers/ secteurs uniquement): parfois pour se démarquer et recevoir une réponse, sortir des sentiers battus et faire une relance décalée et drôle, ça fonctionne. Je l’ai fait une fois et cela m’a permis d’avoir un entretien (qui n’a ensuite pas abouti, mais cela m’a permis d’avancer). Dans ce cas, veillez à rester poli et à éviter les blagues « douteuses ».

Quoi qu’il arrive, n’en faites pas une affaire personnelle: un recruteur qui ne vous répond pas ne le fait pas contre vous en particulier. Ce n’est pas vous qu’il méprise ou à qui il montre de l’indifférence. Ne perdez pas confiance en vous parce qu’un recruteur vous a snobé. La recherche d’emploi peut-être un marathon, avec des obstacles: gardez votre énergie pour les combats qui en valent la peine.

Côté Recruteur

• Faire preuve de courage et assumer: répondre aux candidats est loin d’être la partie la plus simple et la plus agréable de notre métier. Mais c’est une preuve de respect de considérer les candidats aussi bien que nous aimerions être considérés nous-mêmes. Même si c’est difficile, il est nécessaire de faire un retour, encore plus quand il s’agit d’un candidat qu’on a rencontré. Notre métier est un métier d’échanges, de rencontres, de découvertes: acceptons le fait que les candidats attendent quelque chose de nous et faisons en sorte d’y répondre.
• Être constructif et aussi honnête que possible: je suis recruteur et moi aussi je trouve difficile de faire des réponses négatives aux candidats. Mais plus on le fait et moins ça devient pénible. Nous ne savons pas toujours les raisons pour lesquelles un candidat est refusé mais nous pouvons prendre 5 minutes pour donner un conseil, dire ce qui est bien ou ce qui l’est moins. J’essaie le plus possible de donner un retour qui permettra au candidat de faire mieux ou d’aller vers ce qu’il souhaite faire. On peut donner un conseil sur le CV (le fond ou la forme), faire un retour rapide sur l’entretien, donner des axes d’amélioration, et pourquoi pas faire profiter aux candidats de nos contacts et de notre réseau.
• S’organiser: si vous avez un outil de gestion de candidature qui le permet, classez les candidats à qui vous devez faire un retour négatif et programmez chaque semaine (plus ou moins en fonction de votre activité) un créneau « réponses candidats ». Par exemple, dans mon cas, je programme les réponses aux candidats le vendredi après-midi: en général, je n’ai pas d’entretien, c’est plus calme et c’est le bon moment pour moi de faire le point sur ma semaine et sur les candidatures que j’ai écartées. Et puis, je me rappelle que lorsque je cherchais du travail, il m’était insupportable de passer tout un weekend à attendre la réponse d’un recruteur. Je préférais clairement être fixée le vendredi, réponse négative ou pas, pour profiter de mon weekend et passer à autre chose. Pensez-y, vous avez été candidat vous aussi et/ou vous le serez dans les mois et années à venir.
• Traiter les candidats comme des professionnels: même s’il est difficile d’annoncer une mauvaise nouvelle, arrêtons de penser que les candidats ne sont pas capables « d’encaisser ». Ce ne sont pas de petites choses fragiles, ce sont des adultes, des professionnels, comme nous. Nous avons parfois tendance à infantiliser les personnes que nous rencontrons (peut-être parce que les recruteurs sont souvent perçus comme des personnes qui ont du pouvoir). Et paradoxalement, comme nous avons peur de blesser ou d’être « méchants », nous donnons souvent des réponses incompréhensibles, lâches, parfois sèches à des candidats qui attendent de nous un vrai retour, que nous prenions quelques minutes pour leur parler d’égal à égal. Ce n’est pas compliqué: cela s’appelle l’empathie! Donner au candidat le retour que vous aimeriez avoir si vous étiez dans sa situation.

N’oublions pas que nous sommes souvent les premières personnes de l’entreprise avec qui les candidats sont en contact. Ne pas répondre à un candidat renvoie une image très négative et à l’ère du digital, la réputation d’une société se construit et se déconstruit très vite. Agissons en professionnels, soyons ambassadeurs des bonnes pratiques, ayons des échanges constructifs. Nous n’avons pas tous les pouvoirs et nous n’avons rien à gagner en maltraitant les candidats. L’humilité, la bienveillance, l’écoute et le respect sont aussi les qualités essentielles d’un bon recruteur.

Il me semble qu’il est grand temps de faire en sorte qu’il n’y ait plus de rapport de force entre candidats et recruteurs, que nous apprenions plutôt à coopérer. Nous souhaitons embaucher et les candidats souhaitent travailler: recruter et chercher un emploi sont deux activités bien assez difficiles pour y ajouter toutes les petites mesquineries dont l’être humain est capable… Soyons SOLIDAIRES!

Comme d’habitude, si vous souhaitez vous exprimer, vous êtes les bienvenus dans les commentaires!