Comprendre le besoin: indispensable pour réussir un recrutement

Table des matières

Dans ce nouvel article, je vais parler d’un sujet sur lequel j’insiste énormément dans toutes mes formations: la définition et la compréhension du besoin de recrutement.

Plus je rencontre et je forme des recruteurs, plus je me dis que la définition et surtout la bonne compréhension du besoin sont des étapes absolument incontournables pour espérer réussir un recrutement. J’ai l’impression que c’est le premier gros problème dans un processus de recrutement: on ne prend pas suffisamment de temps pour s’assurer que tout le monde a bien compris clairement le besoin.

Dans cet article, je veux surtout démontrer à quel point cette première étape conditionne toutes les étapes du process de recrutement. Elle marque le point de départ mais si elle est bâclée le recrutement peut se transformer en parcours du combattant pour toutes les parties prenantes: recruteur, client et candidat.

1/ Identifiez les difficultés rencontrées

J’ai été recruteuse pendant 7 ans en ESN et globalement, j’ai souvent rencontré des difficultés pour bien cerner les postes sur lesquels je travaillais. Evidemment, cela venait parfois d’un manque de vocabulaire et de connaissance de l’environnement de recrutement. Mais j’ai surtout eu des difficultés parce que je manquais cruellement d’informations claires et pertinentes pour avancer.

Les 2 cas de figures auxquels j’ai été régulièrement confrontée sont:

👉 »le besoin post-it« : tous les recruteurs y ont été confrontés. C’est le besoin qui tient sur un post-it ou dans un mail de 2 lignes du type « recherche ASAP, dev Java/ Angular, 3-5 ans d’XP, idéal Bac +5 » 🙄 C’est encore extrêmement fréquent si j’en crois les recruteurs que j’accompagne. Notamment pour des postes récurrents où on entend souvent des petites phrases du type « c’est le même poste que chez X » ou « en gros on cherche le clone de Y »…Démarrer un sourcing à partir de si peu d’informations, c’est limite suicidaire. Et c’est le risque de perdre énormément de temps et d’énergie.

Quand t’es recruteur IT et que tous tes clients ont des besoins « ASAP »…

👉 « le besoin parchemin« : là aussi je pense que tous les recruteurs connaissent. C’est par exemple le client qui envoie une espèce de cahier des charges qui a été défini en interne, souvent très long (parfois plusieurs dizaines de pages) et où le besoin est exprimé avec un vocabulaire propre à l’entreprise. Des acronymes inconnus, des organigrammes incompréhensibles, des listes de tâches longues comme le bras…C’est un cauchemar à lire et surtout à comprendre. Ici, le client ne se met absolument pas à la place des recruteurs (cabinets, ESN) qui vont chercher pour lui. Quand tu reçois le besoin, tu as limite l’impression de devoir résoudre une énigme du Père Fouras (le « sage » de Fort Boyard si vous n’avez pas la ref…)

Si vous êtes recruteurs, vous savez que dans les 2 cas, vous risquez d’être perdants. Vous vous raccrochez à quelques mots-clés ou vous êtes obligés d’insister pour obtenir plus d’informations. Et dans les 2 cas c’est désagréable. Soit vous avez l’impression de déranger, soit vous avez peur de ne pas être crédible. Pourtant, ce n’est pas à vous de définir le besoin, c’est le rôle de votre client. Mais vous pouvez l’accompagner et l’aider à vous donner les bonnes informations.

2/ Positionnez-vous comme un partenaire

Vous n’êtes pas un simplement un exécutant, adoptez une posture de partenaire pour chaque nouveau recrutement

Pour moi, le meilleur moyen d’éviter ça est de se positionner dès le début comme un partenaire et non comme un exécutant. Si vous acceptez de travailler à partir d’un besoin mal défini ou incompréhensible vous vous tirez une balle dans le pied. Vous n’êtes ni magicien ni mentaliste et vous ne devez pas laisser croire le contraire.

Encore une fois, il y a 2 cas de figure, selon le type de structure où vous travaillez:

Vous êtes en contact direct avec le client

C’est le cas si vous êtes consultant en cabinet ou si vous recrutez en interne pour un manager par exemple. A chaque fois que c’est possible, vous devez participer à la définition du besoin, de manière à pouvoir poser des questions et obtenir les informations à la source.

Vous n’êtes pas en contact avec le client

C’est le cas si vous travaillez en ESN ou si vous ne gérez pas la relation client en cabinet. Il y a un intermédiaire entre le client et vous (souvent un ingénieur d’affaires/ commercial) et vous récupérez le besoin sans avoir pu échanger avec le client. Vous devez malgré tout exprimer clairement les informations dont vous avez besoin.

Dans les 2 cas, ne laissez pas les autres décider pour vous. C’est vous qui allez faire le sourcing, rédiger et diffuser des annonces, échanger avec les candidats et souvent réaliser les premiers entretiens. C’est à vous qu’on reprochera de ne rien comprendre ou de faire de la rétention d’information. S’il vous manque des informations dès le départ, vous savez que la recherche sera beaucoup plus compliquée. Et c’est très vrai dans le recrutement tech ou les candidats sont très exigeants et vous poseront rapidement beaucoup de questions.

3/ Listez les infos que vous voulez obtenir

Pour moi, un brief de poste complet devrait permettre de répondre à 7 questions. Ce n’est pas toujours possible mais essayez de vous en rapprocher le plus possible. Voilà les infos qui me paraissent essentielles:

  • Pourquoi: pour quelle raison le client (manager ou entreprise) a-t-il besoin de recruter un nouveau collaborateur? Quel est le contexte? Est-ce que c’est une création de poste? Un remplacement? Un nouveau projet? Une mission spécifique? C’est ce qui va donner du sens à la recherche.
  • Quoi: pour quel poste faut-il recruter quelqu’un? Il ne s’agit pas seulement d’un intitulé de poste mais de comprendre ce que va faire la personne au quotidien, son périmètre de fonction, ses responsabilités. Vous avez besoin d’une liste de tâches claires et d’informations sur l’équipe, les méthodes de travail et les outils à disposition.
  • Qui: là, on rentre dans le vif du sujet. Il s’agit de comprendre qui est la personne recherchée. Il faut définir les compétences et qualités (idéalement en les classant), le niveau d’expérience, les connaissances métiers/ secteurs, la formation/ le diplôme. Cette question permet de lister précisément les savoirs, savoir-faire et savoir-être qui sont attendus.
  • : il s’agit de tout ce qui concerne le lieu de travail. On parle ici du lieu où se trouve le site (accessibilité, parking etc…), des déplacements professionnels s’ils existent (zone et fréquence), de la possibilité de télétravailler (devenue incontournable pour certains métiers depuis la crise du Covid)
  • Quand: à quelle date est prévue le démarrage. Ne vous contentez pas d’un « ASAP » : tous les clients vous diront que c’est urgent. L’idée est de connaître la date idéale et de ne pas dépasser celle qui pourrait mettre en danger un projet, une équipe ou l’entreprise
  • Combien: quel est le salaire prévu. Là encore ne vous contentez pas d’informations floues du type « on ne connaît pas le budget », « on verra selon les candidats » ou la fourchette-râteau « entre 40 et 100K ». Et creusez pour comprendre comment sera composé le salaire (fixe, variable, prime, avantage etc…)
  • Comment: ici, il s(agit de déterminer les rôles de chacun dans le déroulement du recrutement. Il faudra savoir qui sera présent en entretien, avoir accès aux disponibilités des acteurs impliqués, savoir combien d’entretiens sont prévus et si des tests spécifiques auront lieu.

Evidemment, je le redis: vous n’obtiendrez pas forcément toutes les réponses à toutes ces questions. Et c’est malheureusement logique puisque que parfois les clients eux-mêmes ne les ont pas…Mais vous devez bien faire comprendre que tout le monde à intérêt à ce que les choses soient bien définies dès le départ. C’est ce qui va permettre de déroulé un processus de recrutement clair et efficace.

4/ Tout le process de recrutement découle du besoin

Si vous avez lu jusqu’ici, je sais que certains vont se dire « bon, elle est bien gentille mais dans la réalité, ça ne se passe pas comme ça ». Et c’est vrai! Probablement parce que beaucoup trop de recruteurs se sont résignés à ce que le besoin soit souvent mal défini ou très approximatif. Mais également parce que les clients et les managers ne comprennent pas toujours que tout le process de recrutement découle de la définition du besoin.

Et c’est là qu’il faut avoir de bons arguments et montrer à quel point cette étape vous permettra de travailler de manière efficace si elle est bien réalisée.

Pour le sourcing

Quand on parle sourcing, on pense souvent mots-clés et jobboards. Mais le sourcing c’est bien plus que ça! C’est établir une vraie stratégie d’identification et de recherche pour trouver les personnes qui correspondent au plus près aux besoins et aux attentes sur un poste donné. Donc forcément, si on ne sait pas ce qu’on cherche au départ, le sourcing est très compliqué. Pour moi sourcer, c’est savoir faire des recherches au bon endroit. Et le bon endroit ce n’est pas forcément LinkedIn ou une CVthèque qui coûte cher. Ce n’est pas non plus contacter des centaines de personnes en espérant qu’il y en ait une qui réponde. C’est recenser tous les concurrents, comprendre l’environnement, l’actualité d’un secteur. C’est aussi s’approprier le vocabulaire utilisé dans le métier, les synonymes des intitulés de postes, les difficultés rencontrées au quotidien.

👉 Sourcer, c’est enquêter. Mais il faut quand même avoir des éléments de départ solides, sur lesquels s’appuyer. Tout le monde n’a pas le talent de Sherlock Holmes 🕵️‍♂️🕵️‍♀️

Pour la rédaction ou la diffusion d’annonces

Tous les recruteurs ont déjà entendu « t’as qu’à regarder sur Google » ou « t’as qu’à prendre une annonce qui a bien marché » 😤

Je pense que beaucoup d’annonces sont médiocres, voire carrément mauvaises, à cause d’un besoin mal défini et mal compris. Comment écrire sur quelqu’un chose qu’on n’a pas compris? Comment donner envie à quelqu’un d’envoyer une candidature quand l’annonce est floue, manque d’information ou est carrément incohérente? Pourtant, je vois tous les jours des annonces incompréhensibles envahir les jobboards et LinkedIn et j’entends les recruteurs/ employeurs qui disent « je ne reçois aucun CV ». Ou pire « je reçois que des candidatures à côté de la plaque ». Si vos annonces sont nulles, ne vous étonnez pas de recevoir des candidatures qui le sont également…

Et le pire, c’est que beaucoup de recruteurs m’expliquent qu’ils publient surtout des annonces pour être visibles et montrer qu’ils recrutent. Personnellement, quand je n’avais pas suffisamment d’informations sur un poste, je préférais ne pas poster d’annonce plutôt que de publier quelque chose qui avait plus de risque de nuire à l’image de l’entreprise (et à la mienne)

👉 On rédige des annonces pour qu’elles soient lues et qu’elles donnent envie aux « bonnes personnes » de répondre. Pas pour être visible sur l’APEC ou pour recevoir des centaines de CV. Et c’est plus facile d’écrire une annonce efficace quand on sait ce qu’on cherche et pourquoi

Pour les entretiens et l’évaluation des compétences

Pendant un entretien, le candidat n’est pas le seul à répondre à donner des informations et à répondre à vos questions. Si vous n’avez pas compris le besoin ou s’il a été mal défini et que vous manquez d’information, les candidats le verront très rapidement. Non seulement vous risquez de perdre d’excellents candidats mais vous mettez aussi en jeu votre réputation et votre crédibilité. Vous êtes souvent le premier interlocuteur dans un processus de recrutement et si vous ne savez pas expliquer le poste pour lequel vous recrutez, vous passerez pour quelqu’un qui n’est pas pro.

L’entretien c’est aussi le moment d’évaluer les compétences. Mais si le besoin n’a pas clairement été défini, a priori c’est compliqué de savoir ce qu’on évaluer et chercher chez un candidat. Et c’est la même chose pour les différents tests, mises en situation, exercices: si on ne sait pas ce qu’on cherche ou si on n’est pas sûr, ça ne sert pas à grand chose…

👉 Une bonne définition du besoin permet de hiérarchiser les compétences et les qualités recherchées. Elle permet aussi de définir le niveau attendu et penser aux questions et aux tests potentiels qui permettent d’évaluer les candidats.

Donner du feedback et répondre aux candidats

Les candidats reprochent très régulièrement aux recruteurs de ne pas donner de réponses ou de rester très floues sur les motivations d’un refus. Je suis persuadée (pour l’avoir expérimenté) que si vous avez bien compris le besoin et que vous savez donc ce que vous recherchez, vous trouverez plus facilement les arguments pour vos réponses négatives.

👉 Une réponse négative ce n’est pas simplement dire « nous avons recruté quelqu’un qui correspond davantage ». C’est donner quelques explications factuelles et concrètes. En prenant le temps de définir et de bien comprendre le besoin en recrutement, vous saurez pourquoi tel ou tel candidat n’est pas retenu (en dehors des cas de discriminations)

Conclusion

Si vous êtes recruteur, j’espère que vous aurez trouvé quelques pistes de réflexions et des idées pour obtenir les informations dont vous avez besoin pour travailler dans les meilleures conditions possibles. J’espère aussi que je vous aurai convaincu de vous affirmer et de vous présenter comme un partenaire de travail.

Si vous échangez régulièrement avec des recruteurs et que vous avez l’impression qu’ils ne comprennent rien ou qu’ils ne font pas d’efforts, rappelez-vous que c’est vous qui êtes le mieux placé pour expliquer ce que vous cherchez. Ce n’est pas le recruteur qui doit définir votre besoin, il peut vous y aider mais il n’est pas dans votre tête.

Dans tous les cas, je ne dis pas que définir et comprendre le besoin garantit la réussite d’un recrutement. Il y a beaucoup trop de paramètres qui entrent en jeu pour considérer que le recrutement ne dépend que de celui-là. Par contre, c’est une étape incontournable quand on veut mener à bien un recrutement et déroulé un processus clair et cohérent.

Si vous voulez apprendre à mieux définir et comprendre le besoin et à structurer votre processus de recrutement, n’hésitez pas à me contacter!

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