Hélène LY

Chaque métier a ses outils et le recrutement est un métier où il en existe une multitude!

On pense évidemment aux jobboards, aux licences LinkedIn, aux outils qui facilitent le sourcing etc… Mais il y a un outil qui est de plus en plus présenté comme indispensable: l’ATS.

L’ATS est un logiciel qui permet de gérer l’ensemble du processus de recrutement. Si on peut s’en passer, il est une aide précieuse pour gagner en temps et en efficacité. Mais comme il en existe des dizaines, il est souvent très difficile de choisir son ATS. Et je connais plusieurs recruteurs/ recruteuses pour qui le sujet est devenu un vrai casse-tête. Certains ont même fini par abandonner et continuent à utiliser des solutions peu adaptées…

Alors j’espère que cet article vous aidera à choisir votre ATS et à trouver l’outil qui facilitera votre quotidien!

1/ Un ATS, c’est quoi exactement?

ATS est l’acronyme de Applicant Tracking System, c’est-à-dire un logiciel qui permet de centraliser toutes les étapes du processus de recrutement. De manière générale, quand on décide de s’équiper d’un ATS, l’objectif est de simplifier et d’optimiser la gestion des recrutement dans l’entreprise.

Un ATS est différent d’un CRM (Customer Relationship Manager) qui permet de suivre les clients en stockant leurs données et l’historique des échanges. Dans le cas du recrutement, on pourrait parler de TRM pour Talent Relationship Manager. On a tendance à confondre les 2 parce que les 2 solutions se ressemblent. Et il existe de plus en plus d’outils « hybrides » qui sont à la fois ATS et CRM.

D’ailleurs, dans certains cas, il sera peut-être intéressant d’avoir un ATS et un CRM.

On trouve toute sorte d’études et de chiffres sur le sujet. Il est donc assez difficile de savoir quelle proportion de recruteurs utilisent un ATS. Et il est également compliqué d’obtenir des précisions sur la manière dont ils s’en servent.

Comme j’ai pas mal de recruteurs/ recruteuses dans mon réseau, j’ai réalisé un petit sondage sur LinkedIn pour me faire une idée. Voilà les réponses:

Parmi les fonctionnalités, on retrouve: la multidiffusion des offre d’emploi, la gestion des candidatures (réponses annonces et spontanées), la gestion des entretiens (grilles d’évaluation, compte-rendu), des outils de visioconférence intégrés, l’extraction de données et le reporting…

L’une des principales difficultés est là: tous les ATS ne proposent pas les mêmes fonctionnalités! Sinon, ce serait beaucoup plus simple de choisir et il n’y aurait pas autant de solutions sur le marché.

2/ Quels critères pour choisir un ATS?

Il n’existe pas d’ATS magique qui conviendrait à toutes les entreprises et à tous les recruteurs. Votre choix va dépendre de plusieurs facteurs qu’il faut avoir identifiés et compris avant de vous lancer.

Alors vous devez prendre le temps de bien réfléchir à votre besoin, comme pour un recrutement 😉. Sinon, vous risquez de vous retrouvez avec un outil mal adapté et/ou qui ne vous plaît pas. De quoi décourager les personnes les plus motivées!

1ère étape: faites un état des lieux

C’est la première chose à faire avant de commencer à chercher un ATS. Si vous ne savez pas expliquer comment vous travaillez aujourd’hui, vous aurez du mal à définir ce dont vous avez besoin. A cette étape vous allez devoir analyser votre organisation et vos outils actuels. Posez-vous les questions suivantes:

• qui est votre entreprise? Un cabinet, une ESN, une PME, un recruteur indépendant n’ont pas les mêmes besoins
• quel volume de recrutements réalisez-vous? Par exemple, combien de personnes avez-vous recrutées l’année dernière?
• qui va utiliser l’ATS? Uniquement des recruteurs ou également des managers/ clients?
• quels outils utilisez-vous actuellement? Listez tous les outils que vous utilisez pour recruter jusqu’à présent

2ème étape: listez et hiérarchisez les fonctionnalités recherchées

Les ATS proposent de nombreuses fonctionnalités dont vous n’aurez peut-être pas besoin. C’est donc à vous d’avoir une idée bien précise de ce que vous recherchez. C’est exactement la même logique quand vous cherchez un nouveau logement, ou un candidat pour un nouveau poste 😁

Pour vous aider, je vous invite à regarder ce post de Sylvain Lareyre. Sylvain est recruteur indépendant (en RPO) et il a publié sur LinkedIn ses critères de recherche pour un ATS. Il a fait la distinction entre les fonctionnalités obligatoires, celles qui seraient un bonus intéressant pour lui et celles dont il n’aura pas l’utilité.

3ème étape: définissez le budget et le timing

N’oubliez pas de fixer un budget, en tenant compte des évolutions possibles, notamment le nombre d’utilisateurs. Beaucoup d’ATS fonctionnent avec un abonnement mensuel ou annuel. On trouve tout types de tarifs donc pensez-y avant de commencer vos recherches.

Et pensez également à définir une deadline pour arrêter votre choix. Il existe tellement d’outils sur le marché que vous pourriez passer des mois à tous les comparer. Et ce n’est pas le but (sauf si vous voulez lancer un site de comparateurs d’ATS 😅) Cela va vous demander un peu de temps pour échanger avec des fournisseurs, demandez des démos, débriefer etc…Si vous voulez aller vite, faites-en un sujet prioritaire pendant quelques semaines!

4ème étape: n’oubliez pas ces 2 points importants

Il me semble que 2 éléments sont souvent négligés lorsqu’on choisit un outil et notamment un ATS:

📍 Est-ce un outil français ou étranger?

Comme je l’ai dit à plusieurs reprises, il existe une multitude d’ATS sur le marché. Et tous les fournisseurs ne sont pas basés en France. Je ne dis pas qu’il est obligatoire de choisir un ATS français. Par contre, vérifiez que le service client/ support est joignable facilement. Et vérifiez également que vous aurez des interlocuteurs qui parlent français (sauf si vous êtes bilingue en anglais par exemple).

⚖ Respecte-t-il le RGPD?

Pour rappel, le RGPD est le Règlement Général sur la Protection des Données. Il s’applique à toutes les entreprises qui traitent des données personnelles. C’est le cas lorsque vous enregistrez les CV des candidats par exemple. J’ai rédigé un article sur le RGPD pour vous aider à y voir plus clair.

Un ATS doit vous garantir le respect des 4 obligations suivantes:

• Obligation de transparence et de traçabilité
• Obligation de respecter le principe de protection
• Obligation de sécurisation des données récoltées
• Obligation d’assistance, d’alerte et de conseil

Soyez vigilant sur ce point, ces informations ne sont pas forcément simples (elles apparaissent parfois en tout petit dans les conditions générales d’utilisation)

3/ Une liste pour vous aider à choisir votre ATS

J’ai repris les commentaires laissés par des recruteurs et recruteuses sous le post de Sylvain Lareyre et sous le mien. Et cela m’a permis de faire une liste des outils qui ont été cités (une trentaine). Cela pourra peut-être vous aider à faire vos recherches et choisir l’outil dont vous avez besoin.

Voilà tous les ATS dont se servent les personnes qui ont commenté nos 2 posts. Je suis sympa, je les ai même classé par ordre alphabétique 😊 (mais je n’ai pas mis le lien vers les sites web, faut pas pousser!)

• Ashby
• Attsi
• Between
• Boond Manager
• Breezy HR
• Cimple.to
• Digitalent
• Eolia Software
• Flatchr
• Greenhouse
• Huntool
• Jarvi Tech
• Jobaffinity (intuition Software)
• Lever
• Manatal
• Marvin Recruiter
• Nicoka
• Recruit CRM
• Recruitee
• SmartRecruiter
• Skeeled
• Taleez
• TalentSoft
• TalentView
• Teamtailor
• We Recruit
• Weclome To The Jungle
• Wiggli.io
• Wink
• Worday
• Workable

J’ajoute également 2 ressources complémentaires qui ont été citées dans les commentaires et réalisées par l’Ecole du recrutement:

📋 Un tableau comparatif d’environ 80 ATS avec le pays d’origine, les + / les – et les tarifs. Attention, les données ne sont plus forcément à jour, notamment sur les tarifs, mais ça donne une bonne base

💻 Les replays de plusieurs présentations/ démos d’ATS (toujours par l’Ecole du Recrutement). Intéressant si l’outil que vous envisagez faire partie de ceux qui sont présentés. On retrouve Teamtailor, Between, TalentView, Werecruit et d’autres outils liées au recrutement

Conclusion

Trouver l’ATS qui vous convient ressemble parfois à la quête du Graal. Vous devez d’abord prendre le temps de bien définir ce que vous cherchez avant de vous lancer dans les démos et études comparatives trop poussées.

2 derniers conseils si c’est un sujet d’actualité pour vous en ce début d’année:

• Dans la mesure du possible, choisissez vous-même votre ATS. Et ne prenez pas un ATS simplement parce qu’il est à la mode ou qu’une personne vous l’a recommandé.
• Evitez d’afficher sur LinkedIn que vous cherchez un ATS, tous les commerciaux de la Terre vont vous contacter pour vous expliquer que leur solution est la meilleure (Sylvain peut en témoigner 😂)

Bonne chance!