Faire du reporting quand on est recruteur: pourquoi et comment?

Table des matières

“ Ce qui ne se mesure pas ne s’améliore pas ”

William Edward Deming

Je suis étonnée de voir le nombre de recruteurs qui ne font aucun reporting de leur activité, particulièrement les débutants. Je pense que trop souvent, ils ont l’impression que c’est un outil qui va permettre aux managers de « fliquer » ce qu’ils font et comment ils le font. Pourtant, je vois beaucoup d’avantages dans le fait de construire son propre reporting. Le but n’est pas de passer des heures à remplir un tableau mais plutôt de choisir soigneusement les indicateurs qu’on veut mesurer pour évaluer et optimiser les différentes actions qu’on met en place.

Dans cet article, je vous explique pourquoi c’est important d’avoir un outil de suivi de son activité et comment le construire.

1/ Pourquoi faire un reporting: les avantages 🤔

Quand on est recruteur, faire un reporting est rarement quelque chose de « naturel ». On le fait souvent parce qu’on est obligé. Le reporting c’est des chiffres, des tableaux, des ratios, des taux de conversion…et tout ça semble très éloigné du métier. Pire on trouve souvent que c’est contraignant et chronophage.

Ma tête quand on me parlait de reporting au début de ma carrière…

Pourtant, faire du reporting devient vite indispensable pour analyser son activité, être capable d’en parler avec différents interlocuteurs (managers, collègues, clients…) et s’appuyer sur des données concrètes pour s’améliorer.

👉Le reporting pour mesurer l’efficacité de ses actions

Quand on doit gérer plusieurs postes ouverts pour lesquels il faut lancer des campagnes de sourcing adaptées, le reporting va permettre de vérifier ce qui fonctionne bien et ce qui fonctionne moins (voire pas du tout).

C’est donc un bon moyen de piloter son activité : en mesurant ce que vous faites au quotidien, vous saurez précisément sur quoi concentrer votre énergie et vos efforts. Vous verrez rapidement quelles actions et quels outils vous permettent d’obtenir les meilleurs résultats.

Un bon reporting vous évitera de perdre du temps sur certaines actions qui ne vous rapportent finalement pas grand-chose…

Si vous décidez de tester un nouvel outil de sourcing ou d’essayer une nouvelle approche dans vos recrutements, ce serait dommage de ne pas évaluer les résultats que vous obtenez. En faisant un reporting, non seulement vous mesurez les résultats mais vous pouvez également prendre des décisions: investir dans ce nouvel outil, changer votre stratégie de chasse, choisir les meilleurs jobboards pour vos annonces…Vous pouvez faire des choix et proposer des idées en vous basant sur du concret et pas seulement sur des « on dit » ou des impressions.

👉 Le reporting pour communiquer et convaincre

« Combien as-tu contacté de personnes cette semaine? », « combien de candidatures on a reçu? », « Tu as vu combien de candidats en entretien? »: voilà le type de questions que vous entendez certainement si vous êtes recruteurs.

Même si on a une très bonne mémoire (et éventuellement peu de postes à gérer), c’est difficile de donner des réponses si on ne suit pas son activité. Surtout quand ça arrive pendant une réunion, que les questions fusent et qu’il faut aller vite. Un bon reporting permet de répondre rapidement à ces questions parce que toutes les informations sont regroupées au même endroit et compréhensibles par tout le monde.

Et très souvent, les chiffres rassurent parce qu’ils donnent une idée concrète de ce que vous faites. Le sourcing ne se voit pas, les messages que vous envoyez sur LinkedIn non plus (sauf si vous utilisez le compte de votre manager mais c’est un autre problème…) Les autres auront parfois l’impression que vous avez passé votre journée à « glander devant votre PC ». Mais si vous sortez des chiffres qui montrent noir sur blanc combien de candidats vous avez contactés, ce sera déjà très différent. L’objectif n’est pas de vous justifier mais de pouvoir montrer, expliquer, argumenter.

Votre reporting vous servira aussi à communiquer avec vos clients (internes ou externes). Vous pourrez plus facilement montrer l’état d’avancement de vos recherches mais cela vous aidera également à faire préciser/ modifier certains critères de sélection si vous rencontrer des points de blocage. Par exemple, mon reporting m’a déjà permis de prouver que le salaire proposé sur un poste était trop bas par rapport au profil recherché.

En utilisant les bons indicateurs, vous utiliserez des arguments qui toucheront plus facilement vos interlocuteurs qui ne sont pas recruteurs.

👉 Le reporting pour progresser

On l’a vu dans le premier point, le reporting permet de mesurer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Quand on fait suivi de son activité, par exemple hebdomadaire, on garde une trace, un historique de ce qu’on fait, des actions qu’on met en place, des résultats qu’on obtient. Et tout ça constitue une mine d’or pour un recruteur parce que ça lui permet de ne pas commettre les mêmes erreurs, de gagner du temps et d’aller directement vers les solutions qui marchent.

Par exemple, il y a à peu près 3 ans, on m’avait conseillé de contacter les candidats par SMS (je rappelle que je recrutais principalement des développeurs avec 2 à 5 ans d’expérience et que la majorité de ceux que je contactais étaient déjà en poste). J’étais plutôt perplexe mais pour vérifier que ça fonctionnait, j’ai fait un test sur un de mes postes ouverts et j’ai fait un suivi précis des candidats contactés. Résultat: j’ai obtenu un excellent taux de réponses, bien meilleur qu’avec un appel téléphonique (avec message répondeur) ou un mail (noyé dans les dizaines d’autres mails reçus). Cette expérience m’a convaincue que le SMS peut fonctionner sur une certaine population de candidats et m’a aidée à entrer plus facilement en contact avec des candidats pourtant réputés difficiles à joindre.

De la même manière, mon reporting m’a aidée à voir que 2 relances me permettaient très souvent d’obtenir une réponse mais que la 3ème ne changeait pas grand-chose…

Un reporting est donc aussi un outil qui sert à progresser et à mieux comprendre le comportement des personnes et des candidats avec qui on entre en contact.

2/ Comment construire son reporting: quelques pistes 📊

Maintenant que vous savez pourquoi c’est vraiment intéressant et utile de faire son reporting, il faut construire votre propre reporting.

👉 Choisir les bons indicateurs

Très souvent, quand je parle reporting avec des recruteurs, ils ne savent pas ce qu’ils doivent mesurer/ suivre dans leur activité.

  • Soit on a « le syndrome Ikea«  de celui ou celle qui veut tout mesurer, tout évaluer, au point de se perdre dans son propre reporting, après avoir passé des heures à remplir différents tableaux
  • Soit on a le spécialiste de la dernière minute qui bricole quelques chiffres à l’arrache le vendredi après-midi ou le lundi matin avant une réunion où il doit présenter son activité

Evidemment, dans les 2 cas, ça ne fonctionne pas. Le reporting doit rester un outil au service du recruteur: il ne faut ni que ça prenne des heures au point de sacrifier d’autres actions, ni que vous vous y preniez au dernier moment parce que c’est trop contraignant.

Je pense qu’il faut se poser quelques questions simples pour construire un outil de reporting cohérent et surtout que vous aurez envie d’utiliser parce qu’il vous sera utile:

A qui va servir ce reporting? Est-ce que vous le faites uniquement pour vous, pour suivre votre activité (ce qui me semble la meilleure des raisons) ou est-ce qu’il est également destiné à d’autres personnes avec qui vous travaillez? Il faudra que vos données soient compréhensibles par tout le monde.

Quelle est la période de référence? personnellement, j’avais un reporting hebdomadaire et un reporting trimestriel qui était partagé avec l’équipe recrutement/ commerce et le responsable d’agence.

Quelles sont les informations que je veux collecter/ mettre en avant? Est-ce que je vais uniquement prendre des indicateurs chiffrés? A quoi vont servir ces informations? Tout le monde ne veut pas forcément mesurer la même chose en fonction de l’entreprise dans laquelle il travaille, la stratégie de recrutement, les moyens à disposition etc…

Comment le reporting va-t-il être partagé? Il ne faut pas oublié que c’est souvent un outil demandé par les managers donc si vous êtes le seul à comprendre votre tableau, il risque d’être rapidement abandonné ou tout simplement, personne ne le lira…Il faut que vos données soit lisibles et qu’on comprenne tout de suite de quoi vous parlez.

Quelques exemples d’indicateurs:

  • le nombre de candidats contactés dans la semaine
  • le dispatch des candidats selon les canaux de sourcing/ candidature
  • le nombre de candidats rencontrés
  • le taux de conversion entre candidats contactés/ candidats rencontrés
  • le taux de conversion entre candidats rencontrés/ candidats à qui on fait une proposition
  • le nombre de propositions d’embauche faites/ acceptées/ refusées
  • la durée d’un recrutement
  • le motif des refus de propositions d’embauche

On peut imaginer beaucoup d’indicateurs mais le but est que votre suivi vous serve et vous aide à à avoir: une vue d’ensemble de votre activité, certains détails qui compte, ce qui fonctionne/ ce qui ne fonctionne pas…

👉Choisir le bon outil

Très souvent quand je parle reporting, les recruteurs me disent « je ne sais pas par quoi commencer ni comment m’y prendre ».

On l’a vu, il faut déjà savoir ce qu’on veut mesurer avant de se lancer. Une fois qu’on a défini les critères qu’on veut mesurer, on peut choisir l’outil qui convient le mieux à notre organisation et à notre pratique.

Pendant longtemps, j’ai utilisé un cahier (n’oubliez pas que j’ai commencé à recruter en 2006 🧓!) Un peu rudimentaire mais très efficace, je faisais des petits bâtons/ carrés pour chaque catégorie. Je faisais mon reporting au fur et à mesure. Voilà à quoi ça ressemblait:

Un peu plus élaboré, on peut faire un reporting sur Excel. Là encore, l’idée est de savoir précisément ce qu’on veut mesurer pour ne pas multiplier les tableaux et les indicateurs inutiles/ incompréhensibles. Voilà le premier onglet du tableau que j’ai très longtemps utilisé:

Reporting Excel

Ensuite, quand on a la chance d’avoir un ATS bien fait et bien pensé, la plupart d’entre eux permettent de faire des extractions et de créer des reporting sur des périodes données. Pas d’exemples ici, je n’ai plus d’ATS à disposition et je ne suis pas partie de mon ancienne société avec les fichiers 😁

Pour conclure:

Vous l’aurez compris, je ne pense pas qu’il y ait un modèle universel que tous les recruteurs IT pourraient utiliser. Le reporting dépend de vous, de l’entreprise dans laquelle vous travailler, des indicateurs que vous choisissez de mesurer et des résultats que vous cherchez à obtenir.

Si vous voulez parler reporting, n’hésitez pas à me contacter, j’aurai certainement des solutions à vous proposer: RDV Calendly

Partager sur facebook
Facebook
Partager sur twitter
Twitter
Partager sur linkedin
LinkedIn

Découvrir plus d'articles...

FAQ sur mes formations

Je le dis très souvent mais je pense que la formation est un formidable moyen de progresser, de prendre du recul et

A toi qui débute dans le recrutement

Il y a quelques années, j’avais réalisé un petit exercice qui consistait à donner 10 conseils à celle que j’étais 10 auparavant

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

elit. ut Praesent vulputate, sed leo. Donec fringilla ipsum venenatis, eget