Ça fait un moment que je n’avais rien écrit par ici. Pourtant, reprendre la rédaction des articles sur mon blog faisait partie de mes « résolutions » de début d’année (voilà pourquoi je n’en prends jamais, je n’arrive pas à les tenir 😅)

Je n’avais d’ailleurs pas prévu d’écrire un article sur ce sujet. Mais j’ai rédigé un post LinkedIn sur le legacy dans le recrutement la semaine dernière et je me suis rendu compte que j’avais pas mal de choses à raconter. Alors plutôt que de vouloir tout dire dans un post indigeste, j’ai préféré venir ici. Où je ne suis pas limitée par le nombre de caractères. Et parce que ça fait du bien décrire ailleurs que sur LinkedIn!

Donc pour commencer, je vous explique ce qu’est le legacy et ensuite, je vous parle de 3 stratégies qu’on peut mettre en place pour le « gérer ».

1/ Le legacy, c’est quoi?

Le terme legacy est un terme très utilisé dans l’informatique.

Legacy, ça veut dire héritage.

Dans la tech, ça désigne du code ancien ou des systèmes dépassés mais que l’entreprise conserve, parce que:

• ça coûterait trop cher de les remplacer
• ça prendrait trop de temps
• ça risquerait de casser tout l’existant
• les personnes qui savent comment ça fonctionne sont souvent parties depuis longtemps

(et en général, c’est un peu tout ça en même temps)

Alors les équipes sont obligées de faire avec et c’est parfois très compliqué à maintenir, même si ça « fait le job », au moins en partie. C’est souvent beaucoup de bricolage et aussi de « croisons les doigts pour que tout se passe bien ».

L’exemple parfait du legacy dans la tech, ce sont les systèmes qui tournent en Cobol dans certaines banques. Pour rappel, Cobol est l’un des plus anciens langages informatique encore utilisé aujourd’hui.

✔️C’est un héritage ancien: des lignes de code écrites il y a 30 ou 40 ans

✔️Ça fonctionne toujours, donc on les garde, même si beaucoup de choses ont évolué autour

✔️Ils sont difficiles et coûteux à maintenir, principalement parce que peu de développeurs maîtrisent encore ce langage (et que peu ont envie de se former sur du Cobol et on les comprend!)

Dans le recrutement, on a aussi du legacy et le même raisonnement. On traîne:

• des annonces copiées collées depuis 10 ans
• le même ATS depuis 8 ans, jamais remis en question
• le CV comme unique critère de sélection
• des entretiens menés en mode interrogatoire
• des décisions prises au feeling “parce que c’est de l’humain”

On se dit qu’on verra plus tard, que ce serait trop compliqué de tout changer, que ça créerait plus de problèmes qu’autre chose. Alors on garde des process et des outils qui ne nous conviennent plus (et parfois on se demande même s’ils nous ont vraiment convenu un jour…)

Résultat 👉 année après année, le legacy s’accumule. Plus il grandit, plus il devient lourd à porter et plus il nous fait prendre du retard.

Et celles et ceux qui voudraient améliorer les choses se retrouvent parfois isolés ou découragés devant l’ampleur de la tâche.
En formation, ils me disent souvent « on a toujours fait comme ça, alors c’est dur de faire bouger les choses ».

Et dans ces cas-là, je pense que le premier pas, c’est d’accepter que cet héritage existe mais qu’on peut le remettre en question. On peut être fier des choix qu’on a fait dans le passé mais vouloir changer sans se renier.

Je pense que c’est même, dans certains cas, une question de survie.

Le problème, c’est souvent qu’on ne sait pas par quoi commencer ni comment s’y prendre.

2/ Trois stratégies pour gérer le legacy

Pour gérer le legacy côté recrutement, vous pouvez vous inspirer des pratiques côté informatique.

Il y a 3 grandes stratégies et aucune n’est meilleure qu’une autre. Tout dépend de votre contexte, de vos ressources, et surtout du degré d’urgence à changer vos outils et processus.

Et surtout, avant de choisir une solution prenez toujours le temps d’analyser et de cartographier vos outils et méthodes actuels. C’est le point de départ avant de vous mettre en action.

🔵1ère stratégie : maintenir et optimiser l’existant

C’est la stratégie que choisissent les entreprises quand elles ont des moyens (budget, temps, effectifs) limités. Et c’est probablement la stratégie qui permet d’avoir des résultats sans trop bouleverser les habitudes.

Ici, on part du principe que le système en place n’est pas parfait mais qu’il reste utilisable.
Donc on garde les fondations mais en cherchant à corriger/ améliorer ce qui existe.

Exemple:

Garder son ATS mais s’assurer qu’on exploite bien toutes les fonctionnalités.

Je vois souvent des équipes qui ne savent pas si leur ATS permet de créer des modèles de réponses, d’ajouter des mots-clés sur les candidatures, de personnaliser les étapes du process de recrutement…Souvent, les éditeurs d’ATS proposent des formations ou des ateliers pour bien prendre en main le logiciel. Mais au fil des années, les équipes se forment entre elles et perdent parfois des informations précieuses…

D’autres exemples: raccourcir les délais de recrutement, mettre à jour le site carrière, optimiser les profils LinkedIn de l’équipe

🔵2ème stratégie : moderniser progressivement

C’est la stratégie qu’une entreprise choisit pour avancer pas-à-pas et éviter un changement trop brutal.

L’idée est changer par petites briques, en testant au fur et à mesure et en ajustant. Et c’est souvent le bon moyen d’identifier les personnes qui sont « moteur » dans le changement et vont favoriser l’adhésion des équipes.

Exemple:

Au lieu de réecrire la totalité des annonces, on commence par en réécrire une. On publie et on mesure les résultats (nombre de candidatures, qualité des candidatures, taux de transformation candidatures/ entretien etc).

Et si les résultats sont satisfaisants, on étend progressivement à d’autres annonces, en continuer de mesurer les retours. Comme on ne change pas tout d’un coup, ça évite de brusquer les habitudes mais d’avancer malgré tout.

D’autres exemples: diversifier ses canaux de sourcing, ajouter quelques automatisations pour gagner du temps, former les managers à la non-discrimination (pour info, c’est obligatoire…)

🔵3ème stratégie : refondre et repartir de zéro

C’est la solution la plus radicale mais parfois la seule voie possible quand le legacy est devenu ingérable. Souvent on a déjà tenté des choses, mais le process reste bancal et plus rien ne semble fonctionner. C’est aussi la solution à privilégier quand on vont changer profondément l’organisation dans l’entreprise (après un rachat, un problème de réputation etc)

Exemples:

Changer d’ATS et prendre le temps de choisir un outil qui correspond aux vrais besoins des équipes.

Dans ce cas, il faut vraiment prendre le temps de réfléchir à ce que vous attendez et comparer 2 ou 3 outils avant de faire votre choix. J’ai rédigé un article sur le sujet que vous pouvvez retrouver ici.

Rappel: c’est l’outil qui doit s’adapter pas l’inverse.

Si vous cherchez un nouvel ATS/CRM, jetez un oeil à JARVI, c’est LE chouchou des recruteurs indeps et des cabinets.

D’autres exemples: revoir tout le process de recrutement, construire un nouveau système de tests techniques, abandonner les entretiens « interrogatoires » pour passer aux entretiens structurer.

3/ Conclusion

Que ce soit en informatique ou en recrutement, le legacy est quasiment inévitable. Un outil ou un système finira forcément par vieillir et sera « dépassé » à un moment ou un autre.

Et les entreprises font des choix à un instant T en fonction d’un contexte précis (budget, délais, urgence) qui ne seront plus forcément adaptés queques années plus tard. Sans compter qu’une entreprise ne peut pas passer son temps à tout changer chaque année.

Le plus important, c’est de prendre le réflexe de se remettre en question régulièrement: identifier ce qui fonctionne et ce qui bloque pour trouver les solutions adaptées. Si on opte pour une logique d’amélioration continue, le legacy sera moins difficile à gérer, on pourra anticiper les évolutions et accompagner les équipes.

Mais espérer que les choses s’arrangent sans rien changer et disant « ça a toujours marché », c’est un pari très risqué…